ZKP w praktyce: plan kontroli, badania okresowe, audyt

Najlepsza dokumentacja ZKP to taka, którą da się prowadzić w zwykły wtorek, kiedy nie ma audytu. Widzieliśmy segregatory z procedurami na sześćdziesiąt stron, w których od dwóch lat nie przybył ani jeden zapis, i dwustronicowe plany kontroli z kompletem wyników za każdą partię. Audytor, inspektor nadzoru i reklamujący klient patrzą na to samo: na zapisy. Reszta jest opakowaniem.

Ten tekst jest o tym, jak ułożyć ZKP tak, żeby zapisy powstawały same. Co to jest ZKP i skąd bierze się obowiązek, opisaliśmy w osobnym artykule.

Plan kontroli: pięć kolumn

Plan kontroli to serce ZKP i jedyny dokument, który naprawdę trzeba napisać od zera dla każdego wyrobu. Reszta (procedura wyrobu niezgodnego, nadzór nad wyposażeniem, szkolenia) jest wspólna dla całego zakładu. Dobry plan ma pięć kolumn: co sprawdzamy, czym (metoda, przyrząd), jak często, kryterium akceptacji i gdzie powstaje zapis. Przykład dla suchej mieszanki (klej, tynk, zaprawa):

Częstotliwości bierze się z normy wyrobu, gdy ta je podaje (np. EN 13813 dla podkładów podłogowych, EN 206 dla betonu, EN 998-1 dla tynków podaje minimalne częstotliwości w załączniku), a tam, gdzie ich nie podaje — z własnej analizy: jak często proces potrafi się rozjechać i ile partii zdążymy wysłać, zanim to zauważymy. Częstotliwość „raz w roku” dla właściwości deklarowanej to sygnał, że producent liczy na szczęście.

Badania okresowe w laboratorium zewnętrznym

Część właściwości nie da się sprawdzić na hali: przyczepność systemu ociepleń do podłoża, przepuszczalność pary, reakcja na ogień, opór wiatru. Norma albo plan kontroli z ETA przewidują dla nich badania okresowe, zwykle raz na rok lub dwa, albo po zmianie receptury. Producent nie musi ich zlecać jednostce notyfikowanej — w systemach 2+ i 4 wystarczy laboratorium, które potrafi wykonać badanie wg właściwej normy i wystawić sprawozdanie z identyfikacją próbki i partii.

Do sprawozdania z badania okresowego wpisujemy numer partii podany przez producenta i datę produkcji — bez tego wynik nie da się przypisać do zapisu ZKP i audytor słusznie go odrzuci. Jeżeli producent prowadzi kilka receptur różniących się tylko kolorem, badanie wykonuje się na wariancie najmniej korzystnym i rozciąga na resztę z uzasadnieniem w dokumentacji.

Nadzór nad wyposażeniem

Każdy przyrząd, którego wynik trafia do zapisu ZKP, musi mieć dowód, że mierzy poprawnie. Nie każdy potrzebuje świadectwa wzorcowania z laboratorium akredytowanego. Wagę można sprawdzać odważnikiem klasy M1 co miesiąc i wpisywać wynik do rejestru; suwmiarkę — płytką wzorcową. Wzorcowanie zewnętrzne zostawia się dla przyrządów, od których bezpośrednio zależy deklarowana wartość: aparat pull-off, maszyna wytrzymałościowa, komora klimatyczna. Rejestr wyposażenia z datą ostatniego i następnego sprawdzenia to jedna kartka, a jej brak jest jedną z trzech najczęstszych niezgodności w audytach.

Wyrób niezgodny

Procedura ma odpowiadać na cztery pytania: jak partię oznaczamy i odkładamy, żeby nie wyjechała; kto decyduje, co z nią zrobić (przeklasyfikowanie, przerób, złom); jak zapisujemy przyczynę; i czy przyczyna wymaga zmiany planu kontroli. Ostatnie pytanie jest najważniejsze i najczęściej pomijane. Trzy niezgodności z tej samej przyczyny przy niezmienionym planie kontroli oznaczają, że ZKP jest prowadzone, ale nie działa.

Identyfikowalność

Numer partii na worku, palecie albo w dokumencie dostawy musi prowadzić do zapisu: z jakich surowców, kiedy, kto zwolnił, z jakim wynikiem. W drugą stronę też — od reklamacji do partii i od partii do wszystkich odbiorców. CPR wymaga przechowywania dokumentacji przez 10 lat od wprowadzenia wyrobu; w praktyce oznacza to zapisy elektroniczne z kopią, a nie zeszyt na hali.

Lista kontrolna przed audytem albo kontrolą

• Aktualna deklaracja właściwości użytkowych i plan kontroli obejmują te same właściwości — ani jednej więcej, ani mniej.
• Dla każdej pozycji planu istnieją zapisy z ostatnich 12 miesięcy w deklarowanej częstotliwości.
• Ostatnie badanie okresowe zewnętrzne mieści się w terminie z normy lub ETA i ma numer partii.
• Rejestr wyposażenia: żaden przyrząd nie ma przekroczonej daty sprawdzenia.
• Zapisy o wyrobie niezgodnym istnieją (brak jakichkolwiek przez 3 lata jest podejrzany) i mają zamknięte działania korygujące.
• Osoby wskazane w procedurach nadal pracują w firmie i wiedzą, że są wskazane.
• Etykieta i informacja towarzysząca oznakowaniu są zgodne z aktualną deklaracją (numer, wersja, właściwości).